Privacy bij TrakarIA.

TRAKARIA (‘TrakarIA’, ‘wij’, ‘ons’) beheert de TrakarIA-website en voertuiggerichte software. Voor vragen over dit beleid of persoonsgegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, kunt u schrijven naar contact@trakaria.com. Vermeld ‘Privacy’ in de onderwerpregel.

Onze rol hangt af van de activiteit, niet alleen van het feit dat gegevens in onze systemen zijn opgeslagen. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij een doel bepalen, zoals het beantwoorden van een vraag via de website, het beheren van een individueel account, het beveiligen van de dienst of het versturen van onze eigen communicatie. Een organisatie die TrakarIA gebruikt, blijft normaal gesproken verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij invoert over medewerkers, klanten, bestuurders en voertuigen; TrakarIA handelt voor die klantcontent vervolgens volgens gedocumenteerde instructies. Voor beperkte account-, beveiligings- en zakelijke relatiegegevens kunnen wij afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Dit beleid heeft betrekking op onze bedrijfswebsite en formulieren, de private TrakarIA-applicatie, support- en servicecommunicatie en openbare voertuigpagina’s, rapporten of links die via TrakarIA worden aangeboden. Het is van toepassing op bezoekers, potentiële klanten, accounthouders, leden van klantteams en personen van wie informatie is opgenomen in een voertuigworkflow of gedeelde output.

De eigen website van een klant, de dienst van een ander bedrijf of een externe bestemming die via een link wordt bereikt, kan een eigen privacyverklaring hebben. Wanneer een klant uw informatie heeft verstrekt, zijn ook diens privacyverklaring en keuzes over het voertuigdossier relevant. Dit beleid vervangt niet de verplichtingen van een organisatie om haar bestuurders, klanten of werknemers te informeren.

We verkrijgen gegevens rechtstreeks van u, van de organisatie die u uitnodigt of een voertuig beheert, van personen die een verzoek of vraag via een openbare pagina indienen en uit uw gebruik van de website of applicatie. Sommige velden zijn verplicht om een gevraagde dienst te kunnen leveren; optionele velden worden als zodanig aangegeven wanneer ze worden verzameld. Upload geen informatie die niet nodig is voor de taak, met name geen gevoelige informatie over een andere persoon.

Voertuiginformatie is niet altijd een persoonsgegeven. Dat wordt het wanneer de informatie een eigenaar, bestuurder, huurder, werknemer of andere persoon identificeert of redelijkerwijs aan die persoon kan worden gekoppeld. Door klanten geüploade bestanden kunnen informatie bevatten waar wij niet om hebben gevraagd en die wij vooraf niet betrouwbaar kunnen classificeren.

We gebruiken persoonsgegevens alleen voor vastgestelde doeleinden die verband houden met het exploiteren van TrakarIA en de relaties daaromheen. De exacte verwerking hangt af van de gebruikte functies, de instellingen die door het account of de klant zijn gekozen en of een record privé is of bewust is gepubliceerd.

Een verzoek via de website wordt gebruikt om op dat verzoek te reageren, niet om de afzender automatisch op een mailinglijst te plaatsen. Bestaande gebruikers kunnen essentiële serviceberichten ontvangen. Productnieuws of aanbiedingen worden afzonderlijk behandeld van die essentiële berichten, met de keuzes en bezwaar- of uitschrijfmogelijkheid die volgens toepasselijk recht vereist zijn.

Wanneer TrakarIA verwerkingsverantwoordelijke is en de AVG van toepassing is, hangt de rechtsgrond af van het specifieke doel. De onderstaande onderdelen verbinden de activiteit, relevante gegevens en rechtsgrond; een verplichte bevestiging in een websiteformulier waarmee wij u kunnen antwoorden, is geen toestemming om ongerelateerde marketing te sturen. Toestemming kan, wanneer daarvan gebruik wordt gemaakt, worden ingetrokken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.

Voor door klanten aangestuurde voertuigdossiers waarbij TrakarIA als verwerker optreedt, bepaalt en communiceert de klant de toepasselijke rechtsgrond. Onze verwerking volgt de instructies van die klant en de toepasselijke verwerkersovereenkomst, behalve voor onze afzonderlijke doeleinden als verwerkingsverantwoordelijke die in dit beleid worden beschreven.

Toegang binnen TrakarIA is beperkt op basis van functie en noodzaak. Geautoriseerde medewerkers en opdrachtnemers kunnen gegevens verwerken voor support, bedrijfsvoering, beveiliging of juridische zaken. De organisatie die een werkruimte beheert, bepaalt welke geautoriseerde gebruikers haar records kunnen zien. We behandelen een privévoertuigdossier niet standaard als een openbare advertentie.

We gebruiken dienstverleners voor hosting, communicatie, analytics, AI-ondersteunde verwerking en mediadiensten waar dat nodig is. Hun toegang hangt af van de ingeschakelde diensten en de informatie die nodig is om die te leveren. U kunt via contact@trakaria.com informatie opvragen over leveranciers die relevant zijn voor uw gebruik van TrakarIA.

Onze leveranciers, geautoriseerde supportmedewerkers of ontvangers van een bewust gedeelde openbare link kunnen zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden. Welke landen betrokken zijn, hangt af van de gebruikte diensten en deelkeuzes.

Doorgiften waarop AVG-beperkingen van toepassing zijn, vereisen een toepasselijk juridisch mechanisme, waaronder een adequaatheidsbesluit of waarborgen zoals standaardcontractbepalingen. U kunt contact@trakaria.com vragen naar doorgiften die relevant zijn voor uw gebruik van de dienst en hoe u een kopie van toepasselijke waarborgen kunt verkrijgen.

Er bestaat geen enkele maximale bewaartermijn voor alle persoonsgegevens. We hanteren de kortst mogelijke periode die verenigbaar is met het doel, de klantrelatie, toepasselijke wettelijke verplichtingen en de noodzaak om aanspraken in te stellen of te verdedigen. Een klant die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, bepaalt de bewaartermijn tijdens de actieve levensduur van de content die hij invoert, met inachtneming van de overeenkomst met ons en technische verwijderingsprocessen.

Het verwijderen van een actief record verwijdert niet noodzakelijk alle back-ups of wettelijk beperkte kopieën onmiddellijk. Dergelijke kopieën zijn beperkt tot hun toepasselijke levenscyclus of bewaarplicht en worden niet teruggebracht in regulier gebruik. De onderstaande criteria zijn geen belofte dat elke categorie gedurende de langst mogelijke periode wordt bewaard.

Afhankelijk van de wet en onze rol kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te wissen of te ontvangen, de verwerking te beperken of daartegen bezwaar te maken, of toestemming in te trekken. Het recht op overdraagbaarheid geldt onder de wettelijke voorwaarden. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen direct marketing. Rechten zijn niet absoluut: er kan bijvoorbeeld een uitzondering gelden wanneer records wettelijk moeten worden bewaard of nodig zijn voor een juridische aanspraak.

Stuur een verzoek naar contact@trakaria.com en beschrijf het account, verzoek of de voertuigcontext waarmee de gegevens kunnen worden gevonden. We kunnen alleen proportionele aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om identiteit of bevoegdheid te bevestigen. We leggen onze reactie en de toepasselijke termijn uit. Onder de AVG is de normale reactietermijn één maand, met een toegestane verlenging voor complexe of talrijke verzoeken.

Als een organisatie het record beheert, neem dan contact op met die organisatie voor beslissingen over de inhoud ervan. Waar mogelijk sturen wij het verzoek naar de juiste partij en ondersteunen we de organisatie bij het nakomen van haar verplichtingen. Een verzoek aan ons zet de onafhankelijke wettelijke verplichtingen van een klant niet automatisch opzij.

De website gebruikt browseropslag voor de gekozen lichte of donkere weergave en kan niet-identificerende formulierkeuzes in sessieopslag bewaren zodat een verzoek kan worden hervat. Namen, e-mailadressen en berichten worden niet in die formulierconcepten opgeslagen. Een beperkte redactionele preview kan een previewcookie gebruiken. De privéapplicatie gebruikt sessie- en beveiligingstechnologieën die nodig zijn voor inloggen en accountbeveiliging; optionele pushmeldingen en productanalytics zijn afhankelijk van activering en instellingen.

Op de bedrijfswebsite beheert CookieConsent de voorkeuren en meet Google Analytics 4 (GA4) bezoeken via Google Consent Mode v2. In de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland staat analyticsopslag standaard uit en wordt die alleen ingeschakeld na een positieve keuze in CookieConsent. Buiten die regio’s gebruikt analyticsopslag een algemene standaardtoestemming en kan die op elk moment worden ingetrokken. Advertentieopslag, advertentiegebruikersgegevens en advertentiepersonalisatie blijven binnen deze integratie overal uitgeschakeld.

De GA4-tag kan cookieloze toestemmings- en meetpings verzenden terwijl analyticsopslag is uitgeschakeld. Wanneer analyticsopslag is toegestaan, kan GA4 analytics-identificatoren instellen of uitlezen. Google Signals en signalen voor advertentiepersonalisatie zijn uitgeschakeld. Een permanente knop voor cookievoorkeuren in de footer opent CookieConsent opnieuw, zodat u uw keuze kunt bekijken of intrekken.

Met uw toestemming voor statistieken meet PostHog bezoeken en interacties en kan het een gemaskeerde sessieopname maken om de website te verbeteren. U kunt uw keuze wijzigen via de cookievoorkeuren in de footer.

Op de aanmeld- en registratiepagina’s en in de TrakarIA-applicatie kan PostHog gebruiksgebeurtenissen en technische diagnosegegevens verzamelen om productgebruik te begrijpen, problemen te onderzoeken en de dienst te verbeteren. Na aanmelding kunnen gebeurtenissen worden gekoppeld aan account- en organisatie-ID’s. Afhankelijk van de configuratie kunnen ook gemaskeerde sessieopnamen worden gemaakt.

PostHog meet paginaweergaven en campagneparameters zonder browseropslag. Bij bezoeken via onze prospectiemails registreert PostHog ook de navigatie en mogelijk de sessie, ongeacht uw cookiekeuze. Bij andere bezoeken hangen gedetailleerde statistieken af van uw keuze.

TrakarIA gebruikt toegangsbeheer, organisatie- en voertuigcontext, rechtencontroles, verwerking van privébestanden, monitoring en herstelvoorbereiding die passen bij de dienst. Ondersteunde openbare presentaties staan los van privérecords; ondersteunde bestandstoegang kan afhangen van een bewuste deelkeuze en tijdgebonden toegangslinks. Geautoriseerde gebruikers moeten een openbare output nog steeds beoordelen voordat zij die beschikbaar maken.

Geen enkele website of dienst kan in alle omstandigheden absolute beveiliging of onmiddellijk herstel beloven. Onze waarborgen ontwikkelen mee met de dienst en worden beoordeeld wanneer onze systemen, leveranciers en workflows veranderen. We beoordelen incidenten en doen meldingen waar toepasselijk recht dat vereist. Als u ongeautoriseerde toegang vermoedt, neem dan direct contact met ons op via contact@trakaria.com.

Wanneer u een AI-ondersteunde functie gebruikt, kan TrakarIA de informatie verwerken die voor dat verzoek nodig is: bijvoorbeeld een voertuigafbeelding, prompt, relevante voertuigkenmerken of uit documenten afgeleide waarden. Afhankelijk van de functie en actieve configuratie kan bepaalde invoer naar een externe AI-leverancier worden gestuurd. De dienst kan geëxtraheerde waarden, bewerkte beelden, voorgestelde tekst of conditiebevindingen teruggeven; die outputs kunnen onjuist zijn en moeten vóór een operationele of openbare beslissing worden beoordeeld.

Het gebruik van een functie om een voertuig te analyseren of voor te bereiden staat los van het gebruik van klantcontent om TrakarIA’s eigen modellen te trainen. Identificeerbare klantfoto’s, documenten of records worden alleen voor onze eigen training gebruikt na een afzonderlijke, vastgelegde toestemming waarin de gegevens en het doel worden beschreven. Als gegevens daadwerkelijk zodanig zijn geanonimiseerd dat redelijkerwijs geen persoon meer identificeerbaar is, worden ze niet langer als persoonsgegevens behandeld; alleen duidelijke namen verwijderen voldoet niet automatisch aan die norm.

Een AI-suggestie vervangt geen handmatige controle bij beslissingen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen. Als een toekomstige functie dergelijke beslissingen neemt, verstrekken we de informatie en waarborgen die het toepasselijke recht vereist. Vraag ons naar de leveranciers die relevant zijn voor een AI-ondersteunde functie voordat u gevoelige content aanlevert.

TrakarIA is ontworpen voor mensen die zelfstandig gebruik kunnen maken van een voertuiggerelateerde zakelijke of persoonlijke dienst, niet voor kinderen. We nodigen kinderen niet bewust uit om accounts te openen of informatie via de website in te dienen.

Een door een klant beheerde foto, document of rapport kan incidenteel informatie over een minderjarige bevatten. De klant moet het verzamelen daarvan vermijden tenzij dit noodzakelijk en rechtmatig is, en moet zorgen voor de kennisgeving of toestemming waarvoor hij verantwoordelijk is. Als u denkt dat een kind rechtstreeks gegevens aan ons heeft verstrekt zonder passende toestemming, neem dan contact met ons op zodat we het verzoek kunnen beoordelen en handelen.

We kunnen dit beleid bijwerken wanneer de dienst, leveranciers, wettelijke vereisten of onze verwerking verandert. De ingangsdatum bovenaan wordt aangepast wanneer een herziene versie wordt gepubliceerd. Bij wezenlijke wijzigingen die uw keuzes of het gebruik van persoonsgegevens beïnvloeden, geven we aanvullende informatie of vragen we waar nodig een nieuwe toestemming.

Een bijgewerkt beleid verandert een eerder websiteverzoek niet met terugwerkende kracht in marketingtoestemming en maakt eerder gebruik van een AI-functie niet tot toestemming voor modeltraining. Eerdere versies en relevante keuzegegevens moeten waar nodig worden bewaard om uit te leggen welke informatie en toestemmingen destijds van toepassing waren.

Voor privacyvragen, inzageverzoeken of zorgen over TrakarIA’s eigen verwerking kunt u e-mailen naar contact@trakaria.com met ‘Privacy’ in de onderwerpregel. Als uw zorg betrekking heeft op een record dat door een klantorganisatie is ingevoerd of gepubliceerd, kan die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke zijn die de inhoudelijke beslissing kan nemen; waar passend kunnen wij helpen uw verzoek door te sturen of te ondersteunen.

Als de AVG van toepassing is, kunt u ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in het EU- of EER-land waar u gewoonlijk verblijft, werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Eerst contact met ons opnemen kan helpen een vraag op te lossen, maar is geen voorwaarde om een klacht in te dienen. Voor andere rechtsgebieden hangen beschikbare rechten en klachtenprocedures af van het toepasselijke recht.